JAK PLÁNOVAT ČAS?

Já vím, na tuto otázku se zpravidla odpovídá knihou. Proto jen o „pojmech“ a „zásadách“.

Jsou záležitosti důležité, nutné, nebo obojí či také ani jedno ani druhé!

Ujasnění kategorií:

• Nutné a důležité = vyřídit dnes! (musíme je „umístit“ do nadcházejících hodin)
• Důležité, ale „nehoří“ = správně naplánovat! (jsou nejdůležitější pro posun kupředu)
• Nutné, ale ne důležité = delegovat či odmítnout! (nemají přímý vliv na fungování)
• Ani důležité, ani nutné = koš či delegování! (jde vlastně o podněty pro „volný prostor“)

Příklady:

• příprava na soudní jednání, příprava porady, dokončení projektu, úkol zařazený „do řetězu posloupnosti“, závazek pramenící z právní či jiné závazné normy
• analýza prodejní úspěšnosti, správné zaznamenání všech zjištěných důležitých skutečnosti, vyřízení pošty, odpověď na poptávku
• ověření faktur, nákladových účtu, návrh inzerátů, obsah reklamních materiálů, napsání článku, sestavení diagramů
• nevyžádané nabídky, reklamní pošta, schůzka na přání spolupracovníka či známého, výběr spořiče monitoru

NUTNÉ – vyžaduje okamžitou pozornost! (zpravidla vznikne mimo nás)

DŮLEŽITÉ – posouvá k cíli! (zpravidla na něco navazuje, něco podmiňuje či směřuje k cíli)

Vždy začínejte úkolem A1 – dokud jej nedokončíte, nesmíte přejít na jiný (i za cenu překročení pracovní doby, pokud nemohu pokračovat druhý den)

Dle možností pracujte každý den na jednom úkolu kategorie B – to přispívá k vytváření „lepších zítřků“ (zde náleží všechny strategické cíle)

NIKDY NEJDE UDĚLAT VŠE, PROTO NUTNO TŘÍDIT!

NAUČTE SE ŘÍKAT NE!!! (i ochota má své meze, nemůžete se „nechávat zaměstnat“ protože oni sledují své cíle, ne vaše!)

NE šetří váš čas, chce to však statečnost! (kompromisem je naplánování na vhodný čas)

Základní pravidlo time managementu:
ŘÍCI NE, KDYŽ JE TO MOŽNÉ
ŘÍCI ANO, KDYŽ JE TO TŘEBA

Nabruste si pilu!
… on řeže, řeže, řeže, síly docházejí a ostatní jsou mnohem dál…
… někdo chytřejší poradí, udělej si pauzu, napij se a nabrus si pilu…
… on odpoví – to nemůžu, na to nemám čas, už tak jsem pozadu!

Úkoly z kategorie B – plnit v pravý čas tu správnou věc!

FENOMÉN EFEKTIVITY
Šetrně nasazovat síly – včas načerpat novou energii – „neotupit se, nevyhořet“!
(přestávky, pravidelný přísun jídla a zejména pití; koníčky; minimálně 3x týdně pohybové aktivity, klidový den)
Ideální týden = 5x v práci, 1x domácnost, 1x odpočinek

ZREDUKUJTE VYRUŠOVÁNÍ A PŘERUŠOVÁNÍ! (mějte „zavřené dveře“, nebojte se použít cedulku „Děkuji, že mě nyní nerušíte“)
Ani zákazník nemůže rušit, přestože musí být vždy „pozorně odbaven“! To řeší správná dělba práce.

ZREDUKUJTE ČAS PORAD! (při dnešních možnost forem komunikace, je porada s osobní přítomnosti přežitkem; neznamená to, že by se spolupracující lidé neměli občas potkávat)

STANOVTE PEVNÝ ČAS PRO KONZULTACE (dobu, kdy je s vámi možno něco důležitého osobně probrat)

ZAVEĎTE „TICHÉ“ HODINY (v denním plánu vyznačte čas, kdy „nekomunikujete“)

MINIMALIZUJTE MANAGEMENT VÝJIMEK (tvořte a zavádějte procesy a procesní řízení, tak aby relativně vše „fungovalo samo“ a nemuseli jste se „zapojovat do hry“, až na výjimky)

Kdo příliš plánuje, stane se otrokem termínového kalendáře – …místo toho, abych plánoval, raději udělám něco konkrétního…někdy se neumím hned správně rozhodnout…plánování zabíjí spontánnost… než to tam vše zapíši, to je ztráta času! = Často vyslovované bludy!!!

KDO NEPLÁNUJE JE POD ČASOVÝM TLAKEM! (valí se tak na něj spousta úkolů kategorie A protože tomu nepředešel včasným naplánováním a realizaci úkolů kategorie B – ještě, když tam patřily)

Někoho nakopne až adrenalin, v situaci „buď / anebo“, pak to je stejné, jako při hašení požáru, jenže při hašení požáru už jen reagujeme na vzniklou situaci, už se nedá nic řídit! Takové postupy stojí více sil a peněz (např. neposlal jsem včas, musím tam zajet).

PROČ PLÁNOVAT PÍSEMNĚ?

• Nic nezapomeneme (pokud to máme „na očích“ nebo to na nás „vyskočí“)
• Sám se sebou uzavíráme smlouvu (je to náš vlastní závazek – motivuje)
• Umožňuje to zpětný pohled (tak je možná kontrola a případná korekce)

ZVAŽUJTE A PLÁNUJTE PRIORITY! (svádí to zaplnit kalendář a neřešit priority, každý raději dělá jednodušší věci, ale to je cesta do pekel)

ZÁKLADNÍ PRAVIDLA PLÁNOVÁNÍ

• Neexistuje plánování bez termínu (bez termínu není ani úkol, je to jen podnět či záměr)
• Vždy formou písemného záznamu (tak, abych to měl na očích či abych byl upozorněn)
• Stejné aktivity ve stejný den a hodinu (pravidelnost je velmi přínosná)
• Popis srozumitelně a měřitelně (tak abychom mohli jasně konstatovat, zda byl plán naplněn)
• Všechny podněty si poznamenejte (v pravý čas přeměňte podnět v úkol a naplánujte plnění)

SPOJUJTE STEJNORODOU PRÁCI! (naplánujte si BLOKY stejnorodé práce a to v nejvhodnějším čase – tvořte v době, když vám to nejvíc „pálí“ a jste nejmíň rušení, odpovídat na e-maily můžete v době řinčení telefonů)
Pomůckou je vytvoření takzvané plánovací osnovy. Jde o to, že si v rámci týdne rozdělíte odhadem čas tak, že vyčleníte časové bloky pro určitý druh práce. Částečně to jde vyčlenit dlouhodobě, protože každý zná své závazky a cíle. Přínosem je pravidelnost, která přináší efekt.

SÁZKA NA PAMATOVÁNÍ ÚKOLŮ V ČASE je odčerpávání mozkové kapacity a „zasmeťování“ mozku!

KOLIK ČASU POKRÝT PLÁNOVÁNÍM? (neexistuje jednoznačná odpověď, vedou se spory, doposud se v teorii prosazuje poměr 60:40. Znamená to naplánovat 60% pracovního času.

Rozebrat to, povykládat si o tom můžeme u jiné příležitosti, pochopitelně, budete-li mít zájem.